Geteilte Termine

Organisationen arbeiten selten für sich allein: Der Kirchenkreis lädt zu Veranstaltungen ein, die Region stimmt Gottesdienste ab, benachbarte Gemeinden wollen voneinander wissen. Geteilte Termine bringen solche Termine dorthin, wo ohnehin gearbeitet wird – in den eigenen Kalender –, ohne dass jemand sie abtippt.

Die Seite dazu erreichst du über die Aktion Geteilte Termine in jeder Terminansicht (Kalender, Wochen-, Monats-, Jahresansicht, Terminliste).

Das Grundprinzip

Es gibt immer zwei Seiten, und beide entscheiden für sich:

• Eine Organisation legt eine Freigabe an: Diese Termine, für diese Empfänger, in dieser Detailtiefe.
• Eine andere Organisation abonniert die Freigabe und bestimmt dabei, wie die Termine bei ihr auftreten.

Der Abonnent bekommt dabei keinen Blick in fremde Daten. Er erhält eine lokale Kopie in reduzierter Detailtiefe, die regelmäßig – stündlich – aktualisiert wird. Diese Termine liegen ganz normal im eigenen Kalender: Sie sind sichtbar, filterbar, durchsuchbar und tragen ein Herkunftszeichen mit dem Namen der Organisation, aus der sie stammen.

Was nicht freigegeben ist, verlässt die eigene Organisation nie – gefiltert wird beim Absender, bevor etwas übertragen wird. Interne Notizen, Ansprechpartner, Dienste, Kollekten, Besucherzahlen und Anhänge werden grundsätzlich nie übertragen.

Wer darf wen sehen?

Ein Verzeichnis aller Organisationen gibt es bewusst nicht. Sichtbar wird eine andere Organisation nur auf zwei Wegen:

Organisationsgruppen werden derzeit durch den Plattformbetreiber verwaltet. Bitte kontaktiere uns für Änderungen oder die Anlage einer neuen Organisationsgruppe.

Termine freigeben

Im Reiter Eigene Freigaben entsteht ein Paket in vier Schritten:

1. Name – er ist für alle Empfänger sichtbar. Also keine internen Kürzel.
2. Adressat – eine Partnerorganisation oder eine Organisationsgruppe.
3. Auswahl der Termine – automatisch oder von Hand (siehe unten).
4. Detailtiefe – Kurzfassung oder Ausführlich.

Vor dem Speichern zeigt eine Vorschau, welche Termine die Freigabe aktuell trifft. Sie gehört dazu: Der Empfänger sieht später nur das Ergebnis, nie die zugrunde liegende Auswahlregel.

Automatisch oder von Hand

• Automatische Terminauswahl: Die Freigabe merkt sich einen Filterzustand (Zeitraum, Kategorien, Gruppe, Terminarten, Highlights, Standort). Alles, was künftig dazu passt, wird automatisch mitgeliefert – ohne weiteres Zutun.
• Manuelle Terminauswahl: Die Freigabe ist ein benanntes, zunächst leeres Gefäß. Termine kommen einzeln hinein – über die Aktion Freigabe in der Detailansicht eines Termins oder über die Sammelauswahl in der Terminliste.

Beides zugleich gibt es nicht: Zwei Aussagen über denselben Umfang wären für niemanden mehr nachvollziehbar.

Detailtiefe

Eine Stufe „alles" gibt es nicht. Auch Kategorie, Gruppe, Veranstaltungsort und Standort des Absenders werden nie übernommen – sie gelten beim Empfänger ohnehin nicht.

Was grundsätzlich nicht freigegeben wird

Unabhängig von jeder Einstellung gehen nie hinaus:

• unveröffentlichte Termine (Entwürfe),
• vergangene Termine – geteilt wird immer nur die Zukunft,
• abonnierte Termine anderer Organisationen: Weiterreichen gibt es nicht,
• rein interne Terminarten wie Urlaub oder Ferien, sofern sie nicht ausdrücklich in der Auswahl stehen.

Zurückziehen

Eine Freigabe lässt sich deaktivieren (umkehrbar) oder löschen (endgültig). Beides wirkt für die Gegenseite gleich: Die Auslieferung endet, die Abonnements laufen beim nächsten Abgleich aus, die Termine verschwinden aus den fremden Kalendern.

Ein Widerruf wirkt nach vorn, nie rückwirkend. Termine, die beim Empfänger bereits stattgefunden haben oder die er in eigene Termine umgewandelt hat, bleiben dort stehen.

Termine abonnieren

Im Reiter Erhaltene Freigaben stehen alle Pakete, die dir angeboten werden. Jede Karte lässt sich aufklappen und zeigt die enthaltenen Termine.

Beim Abonnieren fragt ein Dialog, wie das Fremde bei dir auftritt:

Es sind bewusst dieselben Felder, die auch ein eigener Termin trägt. Die Einstellungen lassen sich jederzeit über Einstellungen an der Freigabe ändern; sie gelten dann auch für die bereits übernommenen Termine.

Ganzes Paket oder einzelne Termine

Zwei Schaltflächen, die sich nur in der Zukunft unterscheiden:

• Alle Termine abonnieren – ein Paketabo. Auch später hinzukommende Termine landen automatisch im Kalender.
• Ausgewählte Termine abonnieren – nur die angehakten Termine. Was der Absender später ergänzt, bleibt draußen.

Einzelne Termine lassen sich jederzeit abwählen – über den Haken in der Terminliste der Freigabe oder direkt in der Detailansicht des Termins. Der Ausschluss wirkt nur bei dir und bleibt bestehen, auch wenn das Paket im Ganzen abonniert ist.

Angebote ausblenden

Freigaben, die dich nicht betreffen, lassen sich ausblenden. Sie tauchen danach nicht wieder auf – auch nicht, wenn der Absender neue Termine hineinlegt – bleiben über den Filter aber erreichbar.

Bezogene Termine im Alltag

Abonnierte Termine verhalten sich im Kalender wie eigene: Sie erscheinen in allen Ansichten, im Jahresplan, in der Suche und in den Filtern. Ein eigener Filter (Nur eigene / Nur abonnierte) trennt sie bei Bedarf von den eigenen.

An einigen Stellen sind sie bewusst ausgenommen, weil es dort um deine Daten geht:

• Statistik und Besucherzahlen,
• Dienstplanung und Verfügbarkeiten,
• Ressourcenauslastung, Konfliktprüfung und Heizungssteuerung,
• Kopiervorlagen, Änderungsanfragen,
• Kalender-Abo, Termin-Einbindung auf der Website und die API,
• das Informationsdisplay.

Abonnierte Termine zählen auch nicht für den Umfang deines Mandanten. Wer 40 eigene Termine im Monat hat und 300 des Kirchenkreises abonniert, wird mit 40 gezählt.

Einzelne Angaben anpassen

Ein bezogener Termin ist gebunden: Er wird laufend aktualisiert und lässt sich deshalb nicht frei bearbeiten. Für Abweichungen gibt es zwei Wege:

Der Regelfall ist das einzelne Feld. Wer nur die Beschreibung oder den Titel anpassen möchte, will vermutlich Datum und Uhrzeit nicht des Originaltermins nicht aufgeben. So lassen sich kleine, individuelle Anpassungen vornehmen, ohne die Pflege des gesamten Termins der anderen Organisation aus der Hand zu nehmen.

Alles, was es ohnehin nur bei dir gibt – Ansprechpartner, interne Notizen, Räume, Dienste, Lieder, Anhänge –, ist an einem bezogenen Termin ohne jeden Schalter bearbeitbar.

Tägliche Zusammenfassung

Einmal täglich in der Nacht geht eine E-Mail heraus, mit drei Abschnitten: neue Termine in abonnierten Freigaben, neue Termine in bekannten, aber nicht abonnierten Freigaben, und erstmals angebotene Freigaben. Gibt es nichts Neues, geht keine Mail heraus.

Die Empfänger werden unter Konfiguration → Einstellungen → Geteilte Termine gepflegt. Es sind Personen, keine Benutzer – oft ist es das Sekretariat mit einer Sammeladresse. Personen ohne E-Mail-Adresse werden übergangen.

Berechtigungen

In der Rollenverwaltung liegen beide Rechte in der Gruppe Termine teilen:

Ob ein bezogener Termin in einen eigenen umgewandelt oder ein Feld herausgelöst werden darf, entscheidet dagegen das gewohnte Bearbeiten-Recht für die jeweilige Terminart – ein Abonnement ist kein Weg an den Rechten vorbei.

Häufige Fragen

Warum fehlt ein Termin plötzlich? Der Absender hat ihn abgesagt, aus der Freigabe genommen oder die Freigabe zurückgezogen. Der Stand wird bei jedem Abgleich vollständig übernommen – was fehlt, ist nicht mehr freigegeben.

Muss ich auf den stündlichen Abgleich warten? Nein. In der Übersicht der erhaltenen Freigaben gibt es Jetzt abgleichen.

Ein Termin steckt in zwei Freigaben – erscheint er doppelt? Nein. Er wird einmal angezeigt und verschwindet erst, wenn ihn keine der abonnierten Freigaben mehr liefert.

Können abonnierte Termine weitergegeben werden? Nein. Jede Kette hat genau eine Stufe. Wird ein Termin in einen eigenen umgewandelt, ist er danach freigebbar wie jeder andere.

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